In English - På svenska - Auf Deutsch - En Français

Tietosuojaseloste

PÄIVITETTY 17.12.18

 
1. Rekisterinpitäjä

TellWell Translations, Kanavatie 6–8 C, 37500 Lempäälä
Y-tunnus: 2415507-4
Puhelinnumero: +358 45 855 1734
Sähköpostiosoite: paula.erkintalo[at]tellwell.fi

 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Paula Erkintalo, paula.erkintalo[at]tellwell.fi
TellWell Translations, Kanavatie 6–8 C, 37500 Lempäälä

 

3. Rekisterien nimet

TellWell Translationsin sidosryhmä- ja markkinointirekisteri (jäljempänä ”Rekisteri”), johon sisältyvät
1. asiakasrekisteri (osarekisteri)
2. sidosryhmärekisteri (osarekisteri)
3. palveluntarjoajarekisteri (osarekisteri)
4. markkinointirekisteri (osarekisteri).

 

4. Rekisterin sisältämät tiedot

Asiakasrekisteriin kerätään asiakasorganisaation yhteyshenkilön antamia tai julkisista lähteistä saatavilla olevia tietoja, kuten TellWell Translationsin yritysasiakkaana olevan yhteyshenkilön tai muun luonnollisen henkilön (jäljempänä: Asiakas) etu- ja sukunimi, yhteystiedot, yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot sekä tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista, Asiakkaan antamat asiakaspalautetiedot, Asiakkaan tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot sekä muut projekteja ja asiakkuutta koskevat, Palvelun kehittämisen ja tuottamisen kannalta olennaiset tiedot.

Sidosryhmärekisteriin kerätään sidosryhmäorganisaation yhteyshenkilön antamia tai julkisista lähteistä saatavilla olevia tietoja, kuten TellWell Translationsin ammatilliseen sidosryhmään kuuluvan yhteyshenkilön tai muun luonnollisen henkilön (jäljempänä: Sidosryhmän jäsen) etuja sukunimi, yhteystiedot, yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot sekä tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista.

Palveluntarjoajarekisteriin kerätään TellWell Translationsin palveluntarjoajina toimivien kieliasiantuntijoiden, teknisten asiantuntijoiden, graafikkojen ja muiden yrityksen palvelujen tuottamisen kannalta välttämättömien asiantuntijoiden (jäljempänä ”Palveluntarjoaja”) etu- ja sukunimi, yhteystiedot, muut tunnistetiedot (esimerkiksi Y-tunnus taikka verokortilla tai laskutuspalvelun kautta työskenteleviltä työskenteleviltä henkilötunnus), tiedot palvelujen hinnoista, tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista, Palveluntarjoajan itsensä antamat luokittelutiedot (esimerkiksi Palveluntarjoajan tarjoamat palvelut, ansioluettelot ja erikoistumisalat), töiden kohdentamisen mahdollistamiseksi tiedot Palveluntarjoajan palveluja sisältäneistä yrityksen projekteista sekä Palveluntarjoajan työsuorituksista annetut palautetiedot.

Markkinointirekisteriin kerätään potentiaalisten yritysasiakkaiden seuraavia tietoja, joita käytetään TellWell Translationsin viestintään ja sähköiseen suoramarkkinointiin yritykseltä yrityksille: henkilön nimi, henkilön sähköpostiosoite, henkilön tehtävä yrityksessä / vastuualue, henkilön puhelinnumero, yrityksen nimi, yrityksen yhteystiedot ja yrityksen toimiala.

 

5. Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät

Osarekisterien Asiakasrekisteri ja Palveluntarjoajarekisteri henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän lisäksi tarpeen mukaan TellWell Translationsin EU:n sisälle sijoittuvat kieli-, käännös- ja muiden palvelujen suorittamisen kannalta keskeiset asiantuntijapalvelujen palveluntarjoajat, kotimainen tilitoimisto, kotimainen uutiskirjepalvelu, EU:n sisälle sijoittuva tiedostojensiirtopalvelu, kotimainen sähköpostipalvelun tarjoaja ja EU:n sisälle sijoittuva pankki. Osarekisterien Sidosryhmärekisteri ja Markkinointirekisteri henkilötietojen käsittelevät rekisterinpitäjän lisäksi kotimainen uutiskirjepalvelu ja kotimainen sähköpostipalvelun tarjoaja. Kaikkien vastaanottajien kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen tietojenkäsittelysopimus.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta ja palveluntarjoajilta muun muassa sähköpostitse, www-lomakkeella lähetetyistä viesteistä, puhelimitse ja sopimuksista sekä yleisesti saatavilla olevista julkisista lähteistä. Sidosryhmien tietoja saadaan pääsääntöisesti tapaamisista ja yleisesti saatavilla olevista julkisista lähteistä. Markkinointirekisterin tietoja saadaan pääsääntöisesti yleisesti saatavilla olevista julkisista lähteistä.

 

7. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakkaan henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen päättymisen jälkeen viisi (5) vuotta tai, mikäli lainsäädäntö sitä edellyttää, tätä pidempään. Asiakassuhteen päättyminen lasketaan viimeisen asiakkaalle toimitetun laskun päivämäärästä. Palveluntarjoajien henkilötietoja säilytetään viisi (5) vuotta yhteistyösuhteen päättymisen jälkeen niin, että päättyminen lasketaan alkavaksi yhteistyötä koskevan sopimuksen purkamispäivästä. Sidosryhmä- ja markkinointirekisterien tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen, ellei rekisteröity ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään pyydä tietojensa poistamista. Tietoja voidaan säilyttää edellä mainittua pidempään, mikäli lainsäädäntö sitä edellyttää.

 

8. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on asiakas-, sidosryhmä- tai palveluntarjoajasuhteen hoitaminen ja kehittäminen, Palvelun ja asiakaspalvelun tuottaminen ja kehittäminen, Palvelusta tiedottaminen ja viestiminen sekä laskuttaminen. Asiakkaan ja palveluntarjoajan henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimussuhde. Sidosryhmärekisterin ja markkinointirekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu.

Palveluntarjoajan henkilötunnuksen käsittely perustuu toimeksiantosuhteeseen liittyvien TellWell Translationsin etuuksien hoitamiseen. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tällöin TellWell Translationsin oikeutettu etu.

TellWell Translations saattaa lähettää Rekisterissään oleville yhteyshenkilöille kohdennettuja markkinointi-, asiakas- ja yhteistyökumppaniviestejä, joista vastaanottaja voi kieltäytyä viestin sisältämän linkin kautta tai ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään, jonka yhteystiedot ovat alla:

Paula Erkintalo, Kanavatie 6–8 C, 37500 Lempäälä, 0458551734, paula.erkintalo[at]tellwell.fi

 

9. Tietojen luovutus

TellWell Translations ei luovuta Rekisterin tietoja eteenpäin.

 

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

 

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on sähköinen ja sen tiedot sijaitsevat TellWell Translationsin suomalaisessa tietojärjestelmässä ja sen varmuuskopiot erillisellä varmuuskopiolevyllä. Asiakkaiden ja alihankkijoiden tietojen osalta rekisteri on osin manuaalinen. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain TellWell Translationsin yrittäjällä Paula Erkintalolla ja tämän erikseen valtuuttamilla henkilöillä.

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän ja sen tietotekniikkakumppanien tietoverkko ja laitteisto on suojattu palomuurilla ja riittävillä teknisillä tietosuojaratkaisuilla. Rekisterin tiedot sijaitsevat Suomessa sijaitsevilla palvelimilla. Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti ja niitä pääsee katsomaan vain rekisterinpitäjä ja hänen valtuuttamansa henkilöt. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsy on rajoitettu rekisterinpitäjään ja tämän valtuuttamiin henkilöihin. Tietojärjestelmien käyttäjä tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Rekisterin tietoja käsittelee pääasiassa rekisterinpitäjä. Niiltä osin kuin käsittely on palvelun suorittamisen tai TellWell Translationsin lakisääteisten velvoitteiden suorittamisen kannalta välttämätöntä, rekisterissä olevien asiakkaiden tietoja, tyypillisimmin nimeä ja yhteystietoja, saattavat käsitellä rekisterinpitäjän lisäksi myös palvelun suorittamisen kannalta välttämättömät palveluntarjoajat. Niiltä osin kuin käsittely on palvelun suorittamisen kannalta välttämätöntä, rekisterissä olevien palveluntarjoajien tietoja, tyypillisimmin nimeä ja yhteystietoja, saattavat käsitellä rekisterinpitäjän lisäksi myös TellWell Translationsin asiakkaat, missä tapauksessa Rekisterinpitäjä ilmoittaa asiasta erikseen palveluntarjoajana toimiville rekisteröidyille sekä tietojen käsittelijänä asiakkaalle antaen asiasta tarvittavan ohjeistuksen. TellWell Translations on tehnyt kaikkien palveluntarjoajiensa kanssa henkilötietojen käsittelystä määräävän tietojenkäsittelysopimuksen ja ohjeistanut nämä tietojenkäsittelyä ja tietoturvaa koskien.

 

12. Rekisteröidyn oikeudet

a. Kielto-oikeus

Henkilöllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely suoramarkkinointia ja muuta markkinointia varten.

b. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa tässä tietosuojaselosteessa annettujen ohjeiden mukaisesti, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeutta voi käyttää maksutta kahdesti kalenterivuoden aikana.

c. Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan rekisteröidyn on ilman aiheetonta viivytystä oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä.

d. Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

e. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

f. Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle.

 

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

TellWell Translations pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamatta siitä erikseen. Rekisterinpitäjä suosittelee asianosaisia tutustumaan tietosuojaselosteeseen säännöllisesti.