PÄIVITETTY 29.11.23

1. Rekisterinpitäjä

TellWell Translations, Manttaalitie 15 B, 37500 Lempäälä
Y-tunnus: 2415507-4
Puhelinnumero: +358 45 855 1734
Sähköpostiosoite: paula.erkintalo[at]tellwell.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Paula Erkintalo, paula.erkintalo[at]tellwell.fi
TellWell Translations, Manttaalitie 15 B, 37500 Lempäälä

3. Rekisterien nimet

TellWell Translationsin sidosryhmä- ja markkinointirekisteri (jäljempänä ”rekisteri”), johon sisältyvät

1. asiakasrekisteri (osarekisteri)

2. sidosryhmärekisteri (osarekisteri)

3. palveluntarjoajarekisteri (osarekisteri)

4. markkinointirekisteri (osarekisteri).

4. Rekisterin sisältämät tiedot

Asiakasrekisteriin kerätään asiakasorganisaation yhteyshenkilön antamia tai julkisista lähteistä saatavilla olevia tietoja, kuten TellWell Translationsin yritysasiakkaana olevan yhteyshenkilön tai muun luonnollisen henkilön (jäljempänä: ”asiakas”) etu- ja sukunimi, yhteystiedot, yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot sekä tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista, asiakkaan antamat asiakaspalautetiedot, asiakkaan tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot sekä muut projekteja ja asiakkuutta koskevat, palvelun kehittämisen ja tuottamisen kannalta olennaiset tiedot.

Sidosryhmärekisteriin kerätään sidosryhmäorganisaation yhteyshenkilön antamia tai julkisista lähteistä saatavilla olevia tietoja, kuten TellWell Translationsin ammatilliseen sidosryhmään kuuluvan yhteyshenkilön tai muun luonnollisen henkilön (jäljempänä: Sidosryhmän jäsen) etuja sukunimi, yhteystiedot, yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot sekä tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista.

Palveluntarjoajarekisteriin kerätään TellWell Translationsin palveluntarjoajina toimivien kieliasiantuntijoiden, teknisten asiantuntijoiden, graafikkojen ja muiden yrityksen palvelujen tuottamisen kannalta välttämättömien asiantuntijoiden (jäljempänä ”palveluntarjoaja”) etu- ja sukunimi, yhteystiedot, muut tunnistetiedot (esimerkiksi Y-tunnus taikka verokortilla tai laskutuspalvelun kautta työskenteleviltä työskenteleviltä syntymäaika tai henkilötunnus), tiedot palvelujen hinnoista, tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista, palveluntarjoajan itsensä antamat luokittelutiedot (esimerkiksi palveluntarjoajan tarjoamat palvelut, ansioluettelot ja erikoistumisalat), töiden kohdentamisen mahdollistamiseksi tiedot palveluntarjoajan palveluja sisältäneistä yrityksen projekteista sekä Palveluntarjoajan työsuorituksista annetut palautetiedot.

Markkinointirekisteriin kerätään potentiaalisten yritysasiakkaiden seuraavia tietoja, joita käytetään TellWell Translationsin viestintään ja sähköiseen suoramarkkinointiin yritykseltä yrityksille: henkilön nimi, henkilön sähköpostiosoite, henkilön tehtävä yrityksessä / vastuualue, henkilön puhelinnumero, yrityksen nimi, yrityksen yhteystiedot ja yrityksen toimiala.

5. Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät

Osarekisterien asiakasrekisteri, palveluntarjoajarekisteri, sidosryhmärekisteri ja markkinointirekisteri henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän lisäksi tarpeen mukaan TellWell Translationsin EU:n sisälle sijoittuvat kieli-, käännös- ja muiden palvelujen suorittamisen kannalta keskeiset asiantuntijapalvelujen palveluntarjoajat, suomalainen tilitoimisto, EU:n sisälle sijoittuva tiedostojensiirtopalvelu, EU:n sisälle sijoittuva verkkopohjainen projektinhallintatyökalu, suomalainen sähköpostipalvelun tarjoaja, EU:n sisälle sijoittuva pankki, EU:n ulkopuolelle sijoittuva mutta EU:n sisälle sijoittuvaa datakeskusta käyttävä verkkopohjaisen käännösmuistiohjelman palveluntarjoaja, EU:n ulkopuolelle sijoittuva ohjelmistoyritys ja EU:n ulkopuolelle sijoittuva uutiskirjepalvelu. Kaikkien vastaanottajien kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukainen tietojenkäsittelysopimus tai ne noudattavat Euroopan komission antamia tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta ja palveluntarjoajilta muun muassa sähköpostitse, www-lomakkeella lähetetyistä viesteistä, verkossa olevalla kyselytyökalulla, puhelimitse ja sopimuksista sekä yleisesti saatavilla olevista julkisista lähteistä. Sidosryhmien tietoja saadaan pääsääntöisesti tapaamisista ja yleisesti saatavilla olevista julkisista lähteistä. Markkinointirekisterin tietoja saadaan pääsääntöisesti yleisesti saatavilla olevista julkisista lähteistä.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakkaan henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen päättymisen jälkeen viisi (5) vuotta tai, mikäli lainsäädäntö sitä edellyttää, tätä pidempään. Asiakassuhteen päättyminen lasketaan viimeisen asiakkaalle toimitetun laskun päivämäärästä. Palveluntarjoajien henkilötietoja säilytetään viisi (5) vuotta yhteistyösuhteen päättymisen jälkeen niin, että päättyminen lasketaan alkavaksi yhteistyötä koskevan sopimuksen purkamispäivästä. Sidosryhmä- ja markkinointirekisterien tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen, ellei rekisteröity ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään pyydä tietojensa poistamista. Tietoja voidaan säilyttää edellä mainittua pidempään, mikäli lainsäädäntö sitä edellyttää.

8. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on asiakas-, sidosryhmä- tai palveluntarjoajasuhteen hoitaminen ja kehittäminen, palvelun ja asiakaspalvelun tuottaminen ja kehittäminen, palvelusta tiedottaminen ja viestiminen sekä laskuttaminen. Asiakkaan ja palveluntarjoajan henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimussuhde. Sidosryhmärekisterin ja markkinointirekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu.

Palveluntarjoajan henkilötunnuksen käsittely perustuu toimeksiantosuhteeseen liittyvien Tellwell Translationsin etuuksien hoitamiseen. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tällöin TellWell Translationsin oikeutettu etu.

TellWell Translations saattaa lähettää rekisterissään oleville yhteyshenkilöille kohdennettuja markkinointi-, asiakas- ja yhteistyökumppaniviestejä, joista vastaanottaja voi kieltäytyä viestin sisältämän linkin kautta tai ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään, jonka yhteystiedot ovat alla:

Paula Erkintalo, Manttaalitie 15 B, 37500 Lempäälä, 0458551734, paula.erkintalo[at]tellwell.fi

9. Tietojen luovutus

TellWell Translations ei luovuta rekisterin tietoja eteenpäin.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, ellei ole ole välttämätöntä. Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, rekisterinpitäjä toteuttaa sopivat ja asianmukaiset suojatoimet soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatimusten noudattamiseksi. Rekisterinpitäjällä on sopimus Microsoftin kanssa, joka toimii EU:n ulkopuolella ja käsittelee henkilötietoja Euroopan komission antamien tietosuojaa koskevia vakiolausekkeiden mukaisesti. Rekisterinpitäjällä on sopimus MailerLiten kanssa, joka toimii EU:n ulkopuolella ja käsittelee henkilötietoja Euroopan komission antamien tietosuojaa koskevia vakiolausekkeiden mukaisesti.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on sähköinen ja sen tiedot sijaitsevat TellWell Translationsin tietojärjestelmässä ja sen varmuuskopiot erillisellä varmuuskopiolevyllä. Asiakkaiden ja alihankkijoiden tietojen osalta rekisteri on osin manuaalinen. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain TellWell Translationsin yrittäjällä Paula Erkintalolla ja tämän erikseen valtuuttamilla henkilöillä.

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän ja sen tietotekniikkakumppanien tietoverkko ja laitteisto on suojattu palomuurilla ja riittävillä teknisillä tietosuojaratkaisuilla. Rekisterin tiedot sijaitsevat Euroopassa ja Yhdysvalloissa sijaitsevilla palvelimilla. Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti ja niitä pääsee katsomaan vain rekisterinpitäjä ja hänen valtuuttamansa henkilöt. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsy on rajoitettu rekisterinpitäjään ja tämän valtuuttamiin henkilöihin. Tietojärjestelmien käyttäjä tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Rekisterin tietoja käsittelee pääasiassa rekisterinpitäjä. Niiltä osin kuin käsittely on palvelun suorittamisen tai TellWell Translationsin lakisääteisten velvoitteiden suorittamisen kannalta välttämätöntä, rekisterissä olevien asiakkaiden tietoja, tyypillisimmin nimeä ja yhteystietoja, saattavat käsitellä rekisterinpitäjän lisäksi myös palvelun suorittamisen kannalta välttämättömät palveluntarjoajat. Niiltä osin kuin käsittely on palvelun suorittamisen kannalta välttämätöntä, rekisterissä olevien palveluntarjoajien tietoja, tyypillisimmin nimeä ja yhteystietoja, saattavat käsitellä rekisterinpitäjän lisäksi myös TellWell Translationsin asiakkaat, missä tapauksessa Rekisterinpitäjä ilmoittaa asiasta erikseen palveluntarjoajana toimiville rekisteröidyille sekä tietojen käsittelijänä asiakkaalle antaen asiasta tarvittavan ohjeistuksen. TellWell Translations on tehnyt kaikkien palveluntarjoajiensa kanssa henkilötietojen käsittelystä määräävän tietojenkäsittelysopimuksen ja ohjeistanut nämä tietojenkäsittelyä ja tietoturvaa koskien.

12. Rekisteröidyn oikeudet

a. Kielto-oikeus

Henkilöllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely suoramarkkinointia ja muuta markkinointia varten.

b. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa tässä tietosuojaselosteessa annettujen ohjeiden mukaisesti, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeutta voi käyttää maksutta kahdesti kalenterivuoden aikana.

c. Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan rekisteröidyn on ilman aiheetonta viivytystä oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä.

d. Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

e. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

f. Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle.

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

TellWell Translations pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamatta siitä erikseen. Rekisterinpitäjä suosittelee asianosaisia tutustumaan tietosuojaselosteeseen säännöllisesti.

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PRIVACY NOTICE

UPDATED 29.11.23

1. Controller

TellWell Translations, Manttaalitie 15 B, 37500 Lempäälä, Finland

Business identity code: 2415507-4

Phone: +358 45 855 1734

Email: paula.erkintalo@tellwell.fi

2. Contact in register matters

Paula Erkintalo, paula.erkintalo@tellwell.fi

TellWell Translations, Manttaalitie 15 B, 37500 Lempäälä, Finland

3. Register names

TellWell Translations’ Interest Group and Marketing Register (herein ”Register”) which includes

1. Customer Register (sub-register)

2. Interest Group Register (sub-register)

3. Vendor Register (sub-register)

4. Marketing Register (sub-register).

4. Information included in the Register

The data collected in the Customer Register includes data provided by the customer organisation’s contact person or available from public sources, such as first name and surname and contact details of TellWell Translations’ business customer’s contact person or other natural person (herein: “Customer”); classification information generally available; information on the permits and bans on marketing; customer feedback information provided by the Customer; the order information, invoicing information and delivery information related to the Customer; and other information that is related to projects and custom or is relevant for the development and provision of the service.

The data collected in the Interest Group Register includes data provided by the contact person of the interest group organisation or available from public sources, such as the following data related to the contact person or other natural person belonging in TellWell Translations’ interest group (herein: “Member of an Interest Group”): first name and surname, contact details, classification information generally available, and information on permits and bans on marketing.

The data collected in the Vendor Register includes the following data related to language experts, technical experts, graphic designers and other professionals in the role of TellWell Translations’ vendors relevant for the provision of the services of the business (herein: Vendor): first name and surname; contact details; other identification data (such as business identity code, or, for Vendors invoicing via an invoicing service, date of birth or personal identification number); information on service prices; information on permits and bans on marketing; classification information provided by the Vendor (such as services provided by the Vendor, CVs and fields of specialisation); to make possible the suitable allocation of work, information on the projects which have included Vendor’s services; and feedback information given on the Vendor’s performance.

The data collected in the Marketing Register is used for communication and direct business-to-business marketing via email and includes the following information of potential customers: the person’s name, the person’s email address, the person’s title / responsibility area in the business, the person’s phone number, the business’ contact details, and the business’ business area.

5. Categories of recipients of personal data

In addition to the Controller, the data included in the subregisters Customer Register, Vendor Register, Interest Group Register and Marketing Register is processed, when necessary, by TellWell Translations’ vendors who provide language services, translation services and other services relevant for the provision of the service and are located in the EU; a Finnish accountancy firm, a file transfer service located in the EU; an online project management tool located in the EU; a Finnish email service provider, a bank located in the EU, an online translation tool provider located outside EU and with a data center located in the EU, a software company located outside EU and a newsletter service located outside EU. A data processing agreement pursuant to the General Data Protection Regulation has been made with all recipients, or the recipients operate in accordance with the standard data protection clauses adopted by the European Commission.

6. Regular sources of data

The data stored in the register includes data received from customers and vendors from such sources as email, messages sent on a web form, phone, an online survey tool, contracts, and data retrieved from public sources generally available. Data on the interest groups is primarily received from meetings and retrieved from public sources generally available. The information included in the Marketing Register is mainly retrieved from public sources.

7. Retention period for personal information

The Customer’s personal data is retained for five (5) years after the end of the customer relationship, or, if so required by the law, longer than this. The end of the customer relationship shall be deemed to end on the date of the last invoice sent to the customer. The personal data of the Vendors is retained for five (5) years after the end of the cooperation relationship, the end being deemed as the date on which the contract on the cooperation is terminated. The information included in the Interest Group Register and Marketing Register are retained as long as needed, unless the data subject requests the erasure of their personal data by contacting the controller. The data can be retained longer than mentioned above, if so required by the law.

8. Purpose of processing of personal data

The purpose of the processing of personal data is for the management and development of customer, interest group or vendor relationships; the provision and development of the service and customer service; communicating about the service, and invoicing. The grounds for the processing of the Customer’s and the Vendor’s personal data is a contractual relationship. The grounds for the processing of the personal data included in the Interest Group Register and Marketing Register is a legitimate interest.

The grounds for the processing of the Vendor’s personal identification number is the management of TellWell Translations’ interests related to the principal-contractor relationship. The grounds for the processing is, thus, TellWell Translations’ legitimate interest.

TellWell Translations may send targeted marketing messages and messages related to customer communication and communication with trusted partners to the contact people in its Register, and the recipient may ban this messaging via the link included in the message or by contacting the Controller, whose contact details are found below:

Paula Erkintalo, Manttaalitie 15 B, 37500 Lempäälä, Finland, +358 45 855 1734, paula.erkintalo@tellwell.fi

9. Transfer of information

TellWell Translations does not transfer the data in the Register.

10. Disclosure of data outside the EU or the EEA area

The data in the Register is not disclosed outside the EU or the EEA area unless this is necessary. In case personal data is transferred outside the EU or the EEA, the Controller shall implement suitable safeguards in order to comply with the requirements of applicable data protection legislation. The Controller has entered an agreement with Microsoft located outside the EU and handling personal data in accordance with the standard data protection clauses adopted by the European Commission. The Controller has entered an agreement with MailerLite located outside the EU and handling personal data in accordance with the standard data protection clauses adopted by the European Commission.

11. The principles of Register protection

The Register is electronic and its data is located in TellWell Translations’ information system and its backup copies on a separate backup drive. For Vendors and Customers, the Register is partly manual. The manual dossier is stored in locked facilities to which only the business owner Paula Erkintalo and the people individually authorised by her have access.

The personal data is kept confidential. The data network and hardware of the Controller and their information technology partners are protected with a firewall and sufficient technical data protection solutions. The data of the Register is located on servers in Europe and the United States. The data stored in the Register has been protected securely and can only be accessed by the Controller and the people authorised by her. The use of data systems is monitored and the access to the systems is limited to the Controller and the people authorised by her. The user of the data systems is identified with a username and password.

The data in the Register is mainly processed by the Controller. To the extent that it is necessary for the completion of TellWell Translations’ statutory obligations, customer data in the Register, most typically name and contact details, may be processed, in addition to the Controller, by Vendors necessary for providing the service. To the extent that is necessary for the provision of the service, Vendor data in the Register, most typically name and contact details, may be processed, in addition to the Controller, by TellWell Translations’ Customers, in which case the Controller will inform the data subjects in the role of Vendors and the data processor in the role of the Customer providing the necessary instructions on the matter. TellWell Translations has a data processing agreement governing data processing with all its Vendors and has provided them with instructions on data processing and information security.

12. Rights of data subjects

a) Right to object

The data subject has the right to object to processing of their data for direct marketing and other marketing.

b) The right of access the information

The data subject has the right to check, according to the instructions provided in this Privacy Notice, what information about them has been stored in the Register. The right to access can be denied in accordance with the law. The right to access can be used with no charge twice during a calender year.

c) The data subject’s right to obtain the rectification or the erasure of data or the limitation of processing

As soon as the data subject becomes aware of or finds himself or herself an error, the data subject shall obtain from the controller without undue delay the rectification of, the erasure of or the completion of the personal data in the Register that is against the purpose of the Register, erroneous, unnecessary, insufficient or outdated by contacting the controller.

The data subject also has the right to obtain from the controller the restriction of processing of his or her personal data.

d) Right to data portability

As far as the data subject has himself or herself provided to the Register with data which is processed to execute a contract between the controller and the data subject, the data subject has the right to obtain this data to himself or herself primarily in a machine-readable format and the right to transmit those data to another controller.

e) Right to lodge a complaint with a supervisory authority

The data subject has the right to lodge a complaint with a supervisory authority, if the Controller has not followed the applicable data protection regulations.

f) Other rights

If the grounds for the processing of personal data is the consent of the data subject, the data subject has the right to withdraw his or her consent by notifying the Controller.

13. Changes to Privacy Notice

TellWell Translations reserves the right to change this Privacy Notice without notice. The Controller advises the parties to familiarise themselves with the Privacy Notice regularly.

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INFORMATIVA SULLA PRIVACY

AGGIORNATO AL 29.11.23

1. Titolare del trattamento dei dati

TellWell Translations, Manttaalitie 15 B, 37500 Lempäälä, Finlandia
P.IVA: 2415507-4
Numero di telefono: +358 45 855 1734
Indirizzo e-mail: paula.erkintalo@tellwell.fi

 2. Referente dei registri dei dati

Paula Erkintalo, paula.erkintalo@tellwell.fi
TellWell Translations, Manttaalitie 15 B, 37500 Lempäälä, Finlandia

 3. Nomi dei registri

Il registro dei dati commerciali e dei dati delle parti interessate di TellWell Translations (in seguito denominati ”dati”) comprende

1. registro dei dati dei clienti

2. registro dei dati delle parti interessate

3. registro dei dati dei fornitori di servizi

4. registro dei dati commerciali

 4. Dati contenuti nel registro

Il registro dei dati dei clienti include i dati forniti dal referente dell’organizzazione del cliente o disponibili pubblicamente, come nome e cognome, informazioni di contatto, dati pubblici sulla classificazione e dati su permessi e divieti di marketing del referente di un cliente aziendale di TellWell Translations o di un’altra persona fisica (di seguito: ”cliente), dati sul comportamento dei consumatori fornite dal cliente, dati sull’ordine, sulla fatturazione e sulla consegna e altri dati sul progetto e sul cliente rilevanti per lo sviluppo e la realizzazione del servizio.

Il registro dei dati delle parti interessate include i dati forniti dal referente dell’organizzazione delle parti interessate o disponibili pubblicamente, come nome e cognome, informazioni di contatto, dati pubblici sulla classificazione e dati su permessi e divieti di marketing del referente di TellWell Translations che appartiene al gruppo delle parti professionali interessate o di un’altra persona fisica (di seguito: ”parte interessata”).

Il registro dei dati dei fornitori di servizi include il nome e il cognome, le informazioni di contatto, altri dati identificativi (ad esempio P.IVA, data di nascita o codice fiscale) di linguisti, esperti tecnici, grafici e altri professionisti necessari per la fornitura dei servizi dell’azienda (di seguito ”fornitore di servizi”) che operano come fornitori di servizi di TellWell Translations, dati sui prezzi dei servizi, dati sulle autorizzazioni e sui divieti di commercializzazione, dati di classificazione comunicate dallo stesso fornitore di servizi (ad esempio servizi offerti, CV e aree di specializzazione), dati sui progetti aziendali che includono i servizi del fornitore di servizi e i feedback sul lavoro svolto, al fine di consentire l’indirizzamento del lavoro.

Il registro dei dati commerciali include i dati dei potenziali clienti commerciali (nome, indirizzo e-mail, posizione, numero di telefono, nome dell’azienda, informazioni di contatto dell’azienda e settore dell’azienda) che vengono utilizzati per le comunicazioni di TellWell Translations e il marketing online diretto B2B.

 5. Modalità del trattamento dei dati personali

Il registro dei dati dei clienti e il registro dei dati dei fornitori di servizi sono trattati dalla titolare del trattamento e, se necessario dai fornitori di servizi linguistici di TellWell Translations (esperti linguistici, traduttori ed esperti di altri servizi) con sede nell’UE, dall’ufficio commerciale con sede in Finlandia, da un servizio di trasferimento file con sede nell’UE, da uno strumento di gestione progetti basato sul web con sede nell’UE, dal fornitore di servizi di posta elettronica finlandese, da una banca con sede nell’UE, da un fornitore di memoria di traduzione basata sul web (il fornitore di tale servizio ha sede al di fuori dell’UE ma utilizza un centro dati situato nell’UE), da una società di software con sede al di fuori dell’UE e da una società di newsletter con sede al di fuori dell’UE. Tutte le parti citate hanno firmato un accordo di trattamento dei dati conforme al GDPR o rispettano le clausole standard di protezione dei dati emesse dalla Commissione europea.

6. Raccolta dei dati

I dati memorizzati nei registri sono ottenuti da clienti e fornitori di servizi tramite e-mail, messaggi inviati tramite modulo web o attraverso una query online, telefonate, contratti, fonti pubbliche, ecc. I dati sulle parti interessate sono ottenuti principalmente attraverso incontri e fonti pubbliche disponibili. Di norma, le informazioni contenute nel registro dei dati commerciali vengono da fonti pubbliche.

7. Periodo di conservazione dei dati personali

I dati personali del cliente saranno conservati per cinque (5) anni dalla fine del rapporto con il cliente e, se richiesto dalla legge, più a lungo. Il rapporto con il cliente si considera terminato a partire dalla data dell’ultima fattura inviatagli. I dati personali dei fornitori di servizi saranno conservati per cinque (5) anni dalla cessazione del rapporto di collaborazione che si considera terminato a partire dalla data di risoluzione del contratto. I dati contenuti nel registro dei dati delle parti interessate e nel registro dei dati commerciali saranno conservati per tutto il tempo necessario, a meno che l’interessato contatti la titolare del trattamento e richieda la cancellazione dei propri dati. Se richiesto dalla legge, i dati possono essere conservati per un periodo più lungo.

8. Finalità del trattamento dei dati personali

TellWell Translations raccoglie i dati personali al fine di gestire e sviluppare un rapporto con un cliente, una parte interessata o un fornitore di servizi, di realizzare e sviluppare al meglio il servizio e l’assistenza clienti, di informare sul servizio e fatturare. Alla base del trattamento dei dati personali del cliente e del fornitore di servizi c’è un contratto. Il trattamento del registro dei dati personali delle parti interessate e del registro dei dati commerciali si basa sul legittimo interesse.

Per i fornitori di servizi, il trattamento del numero di identificazione personale si fonda sulla prestazione relativa al rapporto di incarico con TellWell Translations. Il trattamento dei dati personali si basa sul legittimo interesse di TellWell Translations.

TellWell Translations può inviare ai contatti presenti nel suo registro comunicazioni commerciali mirate, e messaggi a clienti e collaboratori. Il destinatario può interrompere la ricezione di tali messaggi cliccando sul link presente nella comunicazione o contattando la titolare del trattamento, le cui informazioni di contatto sono indicate di seguito:

Paula Erkintalo, Manttaalitie 15 B, 37500 Lempäälä, Finlandia, +358 45 8551734, paula.erkintalo@tellwell.fi

9. Divulgazione dei dati

TellWell Translations non trasmette a terzi i dati presenti nel registro.

10. Trasferimento dei dati al di fuori dell’UE o del SEE

I dati memorizzati nei registri non saranno trasferiti al di fuori dell’UE o del SEE, a meno che non sia indispensabile. Nel caso in cui i dati personali vengano trasferiti al di fuori dell’UE o del SEE, la titolare del trattamento metterà in atto misure di salvaguardia adeguate e appropriate per soddisfare i requisiti della legislazione in materia di protezione dei dati. La titolare del trattamento ha stipulato un accordo con Microsoft, che opera al di fuori dell’UE e tratta i dati personali in conformità alle clausole standard di protezione dei dati adottate dalla Commissione europea. La titolare del trattamento ha stipulato un accordo con MailerLite, che opera al di fuori dell’UE e tratta i dati personali in conformità alle clausole standard di protezione dei dati adottate dalla Commissione europea.

11. Protezione del registro

Il registro è elettronico e i dati sono memorizzati nel sistema informatico di TellWell Translations, e i suoi backup, su un disco separato. Il registro dei dati dei clienti e dei subappaltatori è in parte manuale. Il materiale inserito manualmente è conservato in una stanza chiusa a chiave, accessibile solo alla titolare del trattamento dati di TellWell Translations, Paula Erkintalo, e a persone appositamente autorizzate.

I dati personali sono riservati. La rete di dati e l’hardware della titolare del trattamento dei dati e dei suoi partner informatici sono protetti da un firewall e da adeguate soluzioni tecniche di protezione dei dati. I dati dei registri si trovano su server in Europa e Stati Uniti d’America. I dati memorizzati nei registri sono protetti da adeguate misure di sicurezza e possono essere visualizzati solo dalla titolare del trattamento e dalle persone autorizzate. L’accesso ai sistemi informativi è controllato e limitato alla titolare del trattamento e alle persone autorizzate. Gli utenti dei sistemi informatici sono identificati da un nome utente e da una password.

I dati dei registri sono trattati principalmente dalla titolare del trattamento dati. Nella misura in cui il trattamento sia necessario per la fornitura di un servizio o per l’adempimento degli obblighi legali di TellWell Translations, i dati dei clienti memorizzati nel registro, solitamente il nome e i dati di contatto, possono essere trattati non solo dalla titolare del trattamento, ma anche dai fornitori di servizi che assicurano la fornitura del servizio stesso. Nella misura in cui il trattamento sia necessario per la fornitura del servizio, i dati dei fornitori di servizi  memorizzati nel registro, tipicamente il nome e i dati di contatto, possono essere trattati non solo dalla titolare del trattamento ma anche dai clienti di TellWell Translations, nel qual caso la titolare del trattamento informerà separatamente gli interessati che agiscono in qualità di fornitori di servizi e, in qualità di titolare del trattamento dei dati, il cliente, fornendo le istruzioni necessarie. TellWell Translations ha stipulato con tutti i suoi fornitori di servizi un accordo sulla gestione dei dati personali e ha fornito loro istruzioni sul trattamento e sulla sicurezza dei dati.

12. Diritti dell’interessato

a. Diritto di opposizione

L’interessato ha il diritto di opporsi al trattamento dei suoi dati per fini commerciali come marketing diretto o altro.

b. Diritto dell’interessato di accedere ai dati (diritto di accesso)

L’interessato ha il diritto di verificare quali dati che lo riguardano sono stati memorizzati nel registro, secondo le istruzioni fornite nella presente Informativa sulla privacy. Il diritto di accesso può essere rifiutato per i motivi previsti dalla legge. Il diritto di accesso può essere esercitato gratuitamente due volte nel corso dell’anno solare.

c. Diritto dell’interessato di aggiornamento e rettifica, di cancellazione o limitazione del trattamento

Quando l’interessato trova un errore nei dati, o ne viene a conoscenza, deve, senza indebito ritardo, contattare la titolare del trattamento per ottenere la rettifica, la cancellazione o l’integrazione dei dati del registro che sono contrari agli scopi indicati nel registro, inesatti, inutili, incompleti o non aggiornati. L’interessato ha anche il diritto di chiedere alla titolare del trattamento di limitare l’uso dei propri dati personali.

d. Diritto dell’interessato alla portabilità dei dati

L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati del registro che lo riguardano e che ha fornito alla titolare del trattamento. L’interessato ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento.

e. Diritto dell’interessato di presentare un reclamo a un’autorità di controllo

L’interessato ha il diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo competente se la titolare del trattamento non ha rispettato la normativa applicabile in materia di protezione dei dati.

f. Altri diritti

Qualora i dati personali siano trattati sulla base del consenso dell’interessato, l’interessato ha il diritto di revocare il proprio consenso informando la titolare del trattamento.

 13. Modifiche all’Informativa sulla privacy

TellWell Translations si riserva il diritto di modificare la presente Informativa sulla privacy senza obbligo di comunicarlo separatamente. La titolare del trattamento raccomanda agli interessati di consultare regolarmente l’Informativa sulla privacy.