PÄIVITETTY 21.9.23

1. Rekisterinpitäjä

TellWell Translations, Manttaalitie 15 B, 37500 Lempäälä
Y-tunnus: 2415507-4
Puhelinnumero: +358 45 855 1734
Sähköpostiosoite: paula.erkintalo[at]tellwell.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Paula Erkintalo, paula.erkintalo[at]tellwell.fi
TellWell Translations, Manttaalitie 15 B, 37500 Lempäälä

3. Rekisterien nimet

TellWell Translationsin sidosryhmä- ja markkinointirekisteri (jäljempänä ”Rekisteri”), johon sisältyvät

1. asiakasrekisteri (osarekisteri)

2. sidosryhmärekisteri (osarekisteri)

3. palveluntarjoajarekisteri (osarekisteri)

4. markkinointirekisteri (osarekisteri).

4. Rekisterin sisältämät tiedot

Asiakasrekisteriin kerätään asiakasorganisaation yhteyshenkilön antamia tai julkisista lähteistä saatavilla olevia tietoja, kuten TellWell Translationsin yritysasiakkaana olevan yhteyshenkilön tai muun luonnollisen henkilön (jäljempänä: Asiakas) etu- ja sukunimi, yhteystiedot, yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot sekä tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista, Asiakkaan antamat asiakaspalautetiedot, Asiakkaan tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot sekä muut projekteja ja asiakkuutta koskevat, Palvelun kehittämisen ja tuottamisen kannalta olennaiset tiedot.

Sidosryhmärekisteriin kerätään sidosryhmäorganisaation yhteyshenkilön antamia tai julkisista lähteistä saatavilla olevia tietoja, kuten TellWell Translationsin ammatilliseen sidosryhmään kuuluvan yhteyshenkilön tai muun luonnollisen henkilön (jäljempänä: Sidosryhmän jäsen) etuja sukunimi, yhteystiedot, yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot sekä tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista.

Palveluntarjoajarekisteriin kerätään TellWell Translationsin palveluntarjoajina toimivien kieliasiantuntijoiden, teknisten asiantuntijoiden, graafikkojen ja muiden yrityksen palvelujen tuottamisen kannalta välttämättömien asiantuntijoiden (jäljempänä ”Palveluntarjoaja”) etu- ja sukunimi, yhteystiedot, muut tunnistetiedot (esimerkiksi Y-tunnus taikka verokortilla tai laskutuspalvelun kautta työskenteleviltä työskenteleviltä syntymäaika tai henkilötunnus), tiedot palvelujen hinnoista, tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista, Palveluntarjoajan itsensä antamat luokittelutiedot (esimerkiksi Palveluntarjoajan tarjoamat palvelut, ansioluettelot ja erikoistumisalat), töiden kohdentamisen mahdollistamiseksi tiedot Palveluntarjoajan palveluja sisältäneistä yrityksen projekteista sekä Palveluntarjoajan työsuorituksista annetut palautetiedot.

Markkinointirekisteriin kerätään potentiaalisten yritysasiakkaiden seuraavia tietoja, joita käytetään TellWell Translationsin viestintään ja sähköiseen suoramarkkinointiin yritykseltä yrityksille: henkilön nimi, henkilön sähköpostiosoite, henkilön tehtävä yrityksessä / vastuualue, henkilön puhelinnumero, yrityksen nimi, yrityksen yhteystiedot ja yrityksen toimiala.

5. Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät

Osarekisterien Asiakasrekisteri ja Palveluntarjoajarekisteri henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän lisäksi tarpeen mukaan TellWell Translationsin EU:n sisälle sijoittuvat kieli-, käännös- ja muiden palvelujen suorittamisen kannalta keskeiset asiantuntijapalvelujen palveluntarjoajat, suomalainen tilitoimisto, EU:n sisälle sijoittuva tiedostojensiirtopalvelu, EU:n sisälle sijoittuva verkkopohjainen projektinhallintatyökalu, kotimainen sähköpostipalvelun tarjoaja, EU:n sisälle sijoittuva pankki, EU:n ulkopuolelle sijoittuva mutta EU:n sisälle sijoittuvaa datakeskusta käyttävä verkkopohjaisen käännösmuistiohjelman palveluntarjoaja sekä EU:n ulkopuolelle sijoittuva ohjelmistoyritys. Osarekisterien Sidosryhmärekisteri ja Markkinointirekisteri henkilötietojen käsittelevät rekisterinpitäjän lisäksi kotimainen sähköpostipalvelun tarjoaja. Kaikkien vastaanottajien kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukainen tietojenkäsittelysopimus tai ne noudattavat Euroopan komission antamia tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta ja palveluntarjoajilta muun muassa sähköpostitse, www-lomakkeella lähetetyistä viesteistä, verkossa olevalla kyselytyökalulla, puhelimitse ja sopimuksista sekä yleisesti saatavilla olevista julkisista lähteistä. Sidosryhmien tietoja saadaan pääsääntöisesti tapaamisista ja yleisesti saatavilla olevista julkisista lähteistä. Markkinointirekisterin tietoja saadaan pääsääntöisesti yleisesti saatavilla olevista julkisista lähteistä.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakkaan henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen päättymisen jälkeen viisi (5) vuotta tai, mikäli lainsäädäntö sitä edellyttää, tätä pidempään. Asiakassuhteen päättyminen lasketaan viimeisen asiakkaalle toimitetun laskun päivämäärästä. Palveluntarjoajien henkilötietoja säilytetään viisi (5) vuotta yhteistyösuhteen päättymisen jälkeen niin, että päättyminen lasketaan alkavaksi yhteistyötä koskevan sopimuksen purkamispäivästä. Sidosryhmä- ja markkinointirekisterien tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen, ellei rekisteröity ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään pyydä tietojensa poistamista. Tietoja voidaan säilyttää edellä mainittua pidempään, mikäli lainsäädäntö sitä edellyttää.

8. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on asiakas-, sidosryhmä- tai palveluntarjoajasuhteen hoitaminen ja kehittäminen, Palvelun ja asiakaspalvelun tuottaminen ja kehittäminen, Palvelusta tiedottaminen ja viestiminen sekä laskuttaminen. Asiakkaan ja palveluntarjoajan henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimussuhde. Sidosryhmärekisterin ja markkinointirekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu.

Palveluntarjoajan henkilötunnuksen käsittely perustuu toimeksiantosuhteeseen liittyvien TellWell Translationsin etuuksien hoitamiseen. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tällöin TellWell Translationsin oikeutettu etu.

TellWell Translations saattaa lähettää Rekisterissään oleville yhteyshenkilöille kohdennettuja markkinointi-, asiakas- ja yhteistyökumppaniviestejä, joista vastaanottaja voi kieltäytyä viestin sisältämän linkin kautta tai ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään, jonka yhteystiedot ovat alla:

Paula Erkintalo, Manttaalitie 15 B, 37500 Lempäälä, 0458551734, paula.erkintalo[at]tellwell.fi

9. Tietojen luovutus

TellWell Translations ei luovuta Rekisterin tietoja eteenpäin.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, ellei ole ole välttämätöntä. Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, rekisterinpitäjä toteuttaa sopivat ja asianmukaiset suojatoimet soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatimusten noudattamiseksi. Rekisterinpitäjällä on sopimus ohjelmistoyritys Microsoftin kanssa, joka toimii EU:n ulkopuolella ja käsittelee henkilötietoja muun muassa kyselytyökalu Microsoft Formsin yhteydessä Euroopan komission antamien tietosuojaa koskevia vakiolausekkeiden mukaisesti.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on sähköinen ja sen tiedot sijaitsevat TellWell Translationsin suomalaisessa tietojärjestelmässä ja sen varmuuskopiot erillisellä varmuuskopiolevyllä. Asiakkaiden ja alihankkijoiden tietojen osalta rekisteri on osin manuaalinen. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain TellWell Translationsin yrittäjällä Paula Erkintalolla ja tämän erikseen valtuuttamilla henkilöillä.

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän ja sen tietotekniikkakumppanien tietoverkko ja laitteisto on suojattu palomuurilla ja riittävillä teknisillä tietosuojaratkaisuilla. Rekisterin tiedot sijaitsevat Suomessa sijaitsevilla palvelimilla. Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti ja niitä pääsee katsomaan vain rekisterinpitäjä ja hänen valtuuttamansa henkilöt. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsy on rajoitettu rekisterinpitäjään ja tämän valtuuttamiin henkilöihin. Tietojärjestelmien käyttäjä tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Rekisterin tietoja käsittelee pääasiassa rekisterinpitäjä. Niiltä osin kuin käsittely on palvelun suorittamisen tai TellWell Translationsin lakisääteisten velvoitteiden suorittamisen kannalta välttämätöntä, rekisterissä olevien asiakkaiden tietoja, tyypillisimmin nimeä ja yhteystietoja, saattavat käsitellä rekisterinpitäjän lisäksi myös palvelun suorittamisen kannalta välttämättömät palveluntarjoajat. Niiltä osin kuin käsittely on palvelun suorittamisen kannalta välttämätöntä, rekisterissä olevien palveluntarjoajien tietoja, tyypillisimmin nimeä ja yhteystietoja, saattavat käsitellä rekisterinpitäjän lisäksi myös TellWell Translationsin asiakkaat, missä tapauksessa Rekisterinpitäjä ilmoittaa asiasta erikseen palveluntarjoajana toimiville rekisteröidyille sekä tietojen käsittelijänä asiakkaalle antaen asiasta tarvittavan ohjeistuksen. TellWell Translations on tehnyt kaikkien palveluntarjoajiensa kanssa henkilötietojen käsittelystä määräävän tietojenkäsittelysopimuksen ja ohjeistanut nämä tietojenkäsittelyä ja tietoturvaa koskien.

12. Rekisteröidyn oikeudet

a. Kielto-oikeus

Henkilöllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely suoramarkkinointia ja muuta markkinointia varten.

b. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa tässä tietosuojaselosteessa annettujen ohjeiden mukaisesti, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeutta voi käyttää maksutta kahdesti kalenterivuoden aikana.

c. Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan rekisteröidyn on ilman aiheetonta viivytystä oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä.

d. Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

e. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

f. Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle.

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

TellWell Translations pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamatta siitä erikseen. Rekisterinpitäjä suosittelee asianosaisia tutustumaan tietosuojaselosteeseen säännöllisesti.

_________________________________________________________________________________________

PRIVACY NOTICE

UPDATED 21.9.23

1. Controller

TellWell Translations, Manttaalitie 15 B, 37500 Lempäälä, Finland

Business identity code: 2415507-4

Phone: +358 45 855 1734

Email: paula.erkintalo@tellwell.fi

2. Contact in register matters

Paula Erkintalo, paula.erkintalo@tellwell.fi

TellWell Translations, Manttaalitie 15 B, 37500 Lempäälä, Finland

3. Register names

TellWell Translations’ interest group and marketing register (herein ”Register”) which includes

1. Customer Register (sub-register)

2. Interest Group Register (sub-register)

3. Vendor Register (sub-register)

4. Marketing Register (sub-register).

4. Information included in the Register

The data collected in the Customer Register includes data provided by the customer organisation’s contact person or available from public sources, such as first name and surname and contact details of TellWell Translations’ business customer’s contact person or other natural person (herein: “Customer”); classification information generally available; information on the permits and bans on marketing; customer feedback information provided by the Customer; the order information, invoicing information and delivery information related to the Customer; and other information that is related to projects and custom or is relevant for the development and provision of the service.

The data collected in the Interest Group Register includes data provided by the contact person of the interest group organisation or available from public sources, such as the following data related to the contact person or other natural person belonging in TellWell Translations’ interest group (herein: “Member of an Interest Group”): first name and surname, contact details, classification information generally available, and information on permits and bans on marketing.

The data collected in the Vendor Register includes the following data related to language experts, technical experts, graphic designers and other professionals in the role of TellWell Translations’ vendors relevant for the provision of the services of the business (herein: Vendor): first name and surname; contact details; other identification data (such as business identity code, or, for Vendors invoicing via an invoicing service, date of birth or personal identification number); information on service prices; information on permits and bans on marketing; classification information provided by the Vendor (such as services provided by the Vendor, CVs and fields of specialisation); to make possible the suitable allocation of work, information on the projects which have included Vendor’s services; and feedback information given on the Vendor’s performance.

The data collected in the Marketing Register is used for communication and direct business-to-business marketing via email and includes the following information of potential customers: the person’s name, the person’s email address, the person’s title / responsibility area in the business, the person’s phone number, the business’ contact details, and the business’ business area.

5. Categories of recipients of personal data

In addition to the Controller, the data included in the subregisters Customer Register and Vendor Register is processed, when necessary, by TellWell Translations’ vendors who provide language services, translation services and other services relevant for the provision of the service and are located in the EU; a Finnish accountancy firm, a file transfer service located in the EU; an online project management tool located in the EU; a Finnish email service provider, a bank located in the EU, an online translation tool provider located outside EU and with a data center located in the EU, and a software company located outside EU. In addition to the Controller, the data included in the subregisters Interest Group Register and Marketing Register is processed by a Finnish email service provider. A data processing agreement pursuant to the General Data Protection Regulation has been made with all recipients, or the recipients operate in accordance with the standard data protection clauses adopted by the European Commission.

6. Regular sources of data

The data stored in the register includes data received from customers and vendors from such sources as email, messages sent on a web form, phone, an online survey tool, contracts, and data retrieved from public sources generally available. Data on the interest groups is primarily received from meetings and retrieved from public sources generally available. The information included in the Marketing Register is mainly retrieved from public sources.

7. Retention period for personal information

The Customer’s personal data is retained for five (5) years after the end of the customer relationship, or, if so required by the law, longer than this. The end of the customer relationship shall be deemed to end on the date of the last invoice sent to the customer. The personal data of the Vendors is retained for five (5) years after the end of the cooperation relationship, the end being deemed as the date on which the contract on the cooperation is terminated. The information included in the Interest Group Register and Marketing Register are retained as long as needed, unless the data subject requests the erasure of their personal data by contacting the controller. The data can be retained longer than mentioned above, if so required by the law.

8. Purpose of processing of personal data

The purpose of the processing of personal data is for the management and development of customer, interest group or vendor relationships; the provision and development of the service and customer service; communicating about the service, and invoicing. The grounds for the processing of the Customer’s and the Vendor’s personal data is a contractual relationship. The grounds for the processing of the personal data included in the Interest Group Register and Marketing Register is a legitimate interest.

The grounds for the processing of the Vendor’s personal identification number is the management of TellWell Translations’ interests related to the principal-contractor relationship. The grounds for the processing is, thus, TellWell Translations’ legitimate interest.

TellWell Translations may send targeted marketing messages and messages related to customer communication and communication with trusted partners to the contact people in its Register, and the recipient may ban this messaging via the link included in the message or by contacting the Controller, whose contact details are found below:

Paula Erkintalo, Manttaalitie 15 B, 37500 Lempäälä, Finland, +358 45 855 1734, paula.erkintalo@tellwell.fi

9. Transfer of information

TellWell Translations does not transfer the data in the Register.

10. Disclosure of data outside the EU or the EEA area

The data in the Register is not disclosed outside the EU or the EEA area unless this is necessary. In case personal data is transferred outside the EU or the EEA, the Controller shall implement suitable safeguards in order to comply with the requirements of applicable data protection legislation. The Controller has entered an agreement with Microsoft located outside the EU and handling personal data, for example, in the context of the survey tool Microsoft Forms, in accordance with the standard data protection clauses adopted by the European Commission.

11. The principles of Register protection

The Register is electronic and its data is located in TellWell Translations’ Finnish information system and its backup copies on a separate backup drive. For Vendors and Customers, the Register is partly manual. The manual dossier is stored in locked facilities to which only the business owner Paula Erkintalo and the people individually authorised by her have access.

The personal data is kept confidential. The data network and hardware of the Controller and their information technology partners are protected with a firewall and sufficient technical data protection solutions. The data of the Register is located on Finnish servers. The data stored in the Register has been protected securely and can only be accessed by the Controller and the people authorised by her. The use of data systems is monitored and the access to the systems is limited to the Controller and the people authorised by her. The user of the data systems is identified with a username and password.

The data in the Register is mainly processed by the Controller. To the extent that it is necessary for the completion of TellWell Translations’ statutory obligations, customer data in the Register, most typically name and contact details, may be processed, in addition to the Controller, by Vendors necessary for providing the service. To the extent that is necessary for the provision of the service, Vendor data in the Register, most typically name and contact details, may be processed, in addition to the Controller, by TellWell Translations’ Customers, in which case the Controller will inform the data subjects in the role of Vendors and the data processor in the role of the Customer providing the necessary instructions on the matter. TellWell Translations has a data processing contract governing data processing with all its Vendors and has provided them with instructions on data processing and information security.

12. Rights of data subjects

a) Right to object

The data subject has the right to object to processing of their data for direct marketing and other marketing.

b) The right of access the information

The data subject has the right to check, according to the instructions provided in this Privacy Notice, what information about them has been stored in the Register. The right to access can be denied in accordance with the law. The right to access can be used with no charge twice during a calender year.

c) The data subject’s right to obtain the rectification or the erasure of data or the limitation of processing

As soon as the data subject becomes aware of or finds himself or herself an error, the data subject shall obtain from the controller without undue delay the rectification of, the erasure of or the completion of the personal data in the Register that is against the purpose of the Register, erroneous, unnecessary, insufficient or outdated by contacting the controller.

The data subject also has the right to obtain from the controller the restriction of processing of his or her personal data.

d) Right to data portability

As far as the data subject has himself or herself provided to the Register with data which is processed to execute a contract between the controller and the data subject, the data subject has the right to obtain this data to himself or herself primarily in a machine-readable format and the right to transmit those data to another controller.

e) Right to lodge a complaint with a supervisory authority

The data subject has the right to lodge a complaint with a supervisory authority, if the Controller has not followed the applicable data protection regulations.

f) Other rights

If the grounds for the processing of personal data is the consent of the data subject, the data subject has the right to withdraw his or her consent by notifying the Controller.

13. Changes to Privacy Notice

TellWell Translations reserves the right to change this Privacy Notice without notice. The Controller advises the parties to familiarise themselves with the Privacy Notice regularly.